Tips van onze grantees: vind de juiste festivalpartners

Je beste partner heeft misschien helemaal niets met film te maken.

Scholen, universiteiten, culturele centra, ngo’s, actiegroepen, buurtorganisaties en grassrootsinitiatieven kunnen allemaal iets anders toevoegen aan je festival. Ze kennen hun lokale publiek misschien beter dan jij, hebben expertise op een bepaald thema of beschikken over netwerken waar je zelf jaren over zou doen om ze op te bouwen.

Begin bij de thema’s die je met je festival wilt agenderen. Wie houdt zich hier al mee bezig? Waar vinden hierover gesprekken plaats? En wie probeert dezelfde mensen te bereiken?

Deze organisaties kunnen veel meer zijn dan alleen promotiepartners. Ze kunnen helpen bij het vinden van sprekers, het vormgeven van gesprekken, het aandragen van films, het bereiken van nieuwe doelgroepen of het leggen van contacten met gemeenschappen die je anders misschien niet zou bereiken.

Een samenwerking opbouwen is een stuk makkelijker als je niet op het laatste moment met een vraag komt.

Neem al contact op voordat je programma helemaal rond is. Maak kennis, bezoek hun evenementen, ontdek waar ze mee bezig zijn en vertel wat jij van plan bent. Je hoeft nog geen volledig uitgewerkt voorstel te hebben. Soms is een informeel gesprek al genoeg om te ontdekken dat jullie een gedeelde interesse hebben.

Dit is vooral belangrijk wanneer je samenwerkt met grassrootsorganisaties of buurtgroepen. Zij hebben vaak beperkte tijd en middelen. Door hen voldoende tijd te geven om over een samenwerking na te denken, laat je zien dat je hun betrokkenheid waardeert.

En soms ontstaan de beste samenwerkingen al lang voordat er überhaupt een festivalproject op tafel ligt.

Er is een groot verschil tussen iemand vragen om je festival te promoten en daadwerkelijk samen iets maken.

Werk je samen met een organisatie vanwege hun kennis van een bepaalde gemeenschap of een specifiek thema? Geef hen dan ook een betekenisvolle rol. Vraag wat zij in het programma zouden willen zien. Nodig hen uit om sprekers of films voor te stellen. Of laat hen een deel van een evenement organiseren als dat passend is.

Misschien moet je daardoor je oorspronkelijke plannen aanpassen. Dat is juist goed. Een samenwerking moet iets toevoegen wat je niet alleen had kunnen maken.

Zo geef je je partner bovendien het gevoel dat het festival ook een beetje van hen is, in plaats van iets waar ze jou alleen bij helpen.

Goede bedoelingen zijn niet genoeg. Maak ook praktische afspraken.

Bespreek voordat jullie aan de slag gaan wie waarvoor verantwoordelijk is. Wie regelt de locatie? Wie benadert de sprekers? Wie betaalt welke kosten? Wie doet de promotie? En wie neemt de uiteindelijke beslissing als jullie het niet eens zijn?

Leg grotere samenwerkingen vast op papier. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar een overeenkomst of MOU (Memorandum of Understanding) kan later veel onduidelijkheid voorkomen.

Bespreek ook wat iedere organisatie daadwerkelijk aankan. Een kleine buurtorganisatie kan enthousiast zijn over je festival, maar simpelweg niet de capaciteit hebben om een groot evenement te organiseren of het via allerlei kanalen te promoten.

Samenwerkingen werken het best als ze van twee kanten komen.

Het is makkelijk om een organisatie te benaderen omdat je iets van hen nodig hebt: hun publiek, expertise, locatie, netwerk of naam. Maar wat bied jij hen in ruil?

Dat kan een podium voor hun werk zijn, zichtbaarheid voor een thema dat zij belangrijk vinden, toegang tot filmmakers of experts, educatieve mogelijkheden of simpelweg de kans om een belangrijk gesprek naar hun eigen achterban te brengen.

Wees hier concreet over. Draagt een partner tijd, kennis of middelen bij? Zorg dan dat die bijdrage wordt gezien en gewaardeerd. Benoem hen in je communicatie, geef hen ruimte tijdens het evenement en betrek hen bij de onderdelen van het project die voor hen belangrijk zijn.

Een goede vraag om jezelf te stellen is: waarom is deze samenwerking waardevol voor hen?

Wanneer je een festival in een bepaalde stad of regio organiseert, kan het verleidelijk zijn om met een programma aan te komen en vervolgens lokale organisaties te zoeken die kunnen helpen bij de uitvoering.

Probeer het eens andersom.

Praat met mensen die er wonen en werken voordat je alle beslissingen neemt. Welke thema’s spelen er lokaal? Welke verhalen ontbreken? Zijn er onderwerpen die extra zorgvuldigheid vragen? Welke gemeenschappen moeten bij het gesprek worden betrokken?

Lokale partners kunnen je helpen om vragen te beantwoorden waar onderzoek alleen geen antwoord op geeft. Ze kunnen je ook vertellen wanneer een idee dat op papier goed klinkt, in de praktijk simpelweg niet werkt.

Dat betekent niet dat je de controle over je festival uit handen geeft. Het betekent dat je ruimte maakt voor lokale kennis en ervoor zorgt dat je programma aansluit bij de plek waar het plaatsvindt.

Als een samenwerking goed werkt, is er geen reden om ermee te stoppen zodra het festival voorbij is.

Een partner met wie je één vertoning organiseert, kan uitgroeien tot een vaste samenwerkingspartner, educatieve partner, lokale ambassadeur of medeorganisator van evenementen gedurende het jaar. Misschien ontdekken jullie samen nieuwe projecten waar je aan het begin nog helemaal niet aan had gedacht.

Investeer daarom ook na het festival in de relatie. Neem contact op, vraag wat goed ging en wat beter kon. Houd contact, ook als je even niets van elkaar nodig hebt.

Na verloop van tijd kunnen deze relaties uitgroeien tot een van de grootste krachten van je festival. Ze helpen je om kennis, vertrouwen en een netwerk op te bouwen dat met iedere editie verder groeit.

En dat is uiteindelijk wat een goede samenwerking zou moeten doen: niet alleen één festival beter maken, maar ook de volgende editie mogelijk maken.